Offre d’Emploi [POURVUE] – Assistant(e) Administratif / Office Manager Junior H/F

[MàJ du 15/03/2021: Cette offre a été pourvue]

Attestis recrute un(e) assistant(e) administratif / office manager junior en CDI. Notre offre d'emploi est à pourvoir immédiatement sur Valbonne Sophia Antipolis (06). Missions : administration des ventes, gestion administrative et RH courante, saisie pré-comptable, achats. 

En nous rejoignant, tu donneras un vrai sens à ton travail au quotidien, avec des collègues qui ont envie d’aller de l’avant. Fini les travers des grandes entreprises, tu auras enfin droit à un management humain, transparent, et tu seras récompensé à ta juste valeur. C’est un poste où tu as beaucoup à faire et une startup où tu pourras évoluer.

Résumé

  • Poste : Assistant Administratif / Office Manager en CDI.
  • Société : Editeur de solution web et mobile dans l’immobilier pour l’installation de panneaux de chantier connectés, 4 ans d’existence, 7 personnes.
  • Localisation : Business Pôle de Sophia Antipolis (Valbonne, 06).
  • Missions : administration des ventes, gestion administrative et RH courante, saisie pré-comptable ...
  • Profil: 0 à 5 ans d’expérience dans la gestion administrative et comptable, débutant accepté si stages dans la fonction.
  • Salaire : 20-24k€ brut annuel, selon les compétences.

Qui sommes nous ?

Attestis est une startup spécialisée dans l’immobilier « proptech » créée en 2017 par 2 passionnés d’entreprenariat et d’innovation. Avec la volonté de vouloir résoudre un vrai problème, ils se sont lancés dans le développement d’une solution tout-en-un d’installation et géolocalisation de panneaux de chantier. La construction est le 1er secteur économique en France, et chaque permis de construire repose sur l’affichage d’un panneau. Pour éviter les recours, il est très difficile de prouver cet affichage obligatoire en continu.

Avec de nombreux prix gagnés, Prix spécial de l’Agence Spatiale Européenne au Galileo Masters ou Get in the Ring de Monaco, nous sommes les 1ers à proposer une solution clé en main pour les promoteurs immobiliers mais aussi les particuliers. La géolocalisation et le suivi en ligne des panneaux apportent enfin la preuve irréfutable que les huissiers et professionnels du bâtiment attendaient.

Un partenariat gagnant a été mis en place avec la chambre nationale des huissiers de justice et cela marche : le chiffre d’affaire a augmenté de 70% en 2020, malgré le contexte de crise actuelle ! Les ventes sont en constante progression avec +10-15% chaque mois. Une première levée de fonds de 600k€ réalisée début 2020 nous a permis d’améliorer notre produit, nous faire connaitre et continuer notre belle lancée.

Nous sommes aujourd’hui 7 personnes à Sophia Antipolis, dans les locaux du Business Pôle, avec tout le confort nécessaire pour vivre ensemble notre aventure. Nous avons constitué un noyau de clients fidèles (Nexity, Bouygues, Icade…) avec une équipe solide et engagée. Il est temps aujourd’hui pour nous de passer à la vitesse supérieure. Le marché et la demande sont là et nous voulons réussir le passage à l’échelle de nos services, en recrutant de nouvelles personnes : pourquoi pas toi ?

Quel est le produit sur lequel tu vas travailler ?

Quels que soient les chantiers, il est obligatoire d’afficher un panneau avec le permis de construire pendant une durée de 2 mois. Dans le cas contraire, un recours en justice peut-être intenté tardivement, la plupart du temps par le voisinage, et mettre en péril le projet immobilier.

Attestis propose aujourd’hui aux promoteurs immobiliers un service de création, installation, géolocalisation (balise GPS et connectée) et vérification par un huissier des panneaux de chantier. Une interface web en ligne permet de faire le suivi en temps réel des panneaux. Pour les particuliers, une application mobile permet de récolter les preuves de leur affichage facilement et rapidement.

Notre plus-value : c’est un service innovant (brevet déposé et accordé !), sécurisé par un système de blockchain et validé sur le terrain par un huissier. Les premiers cas de jurisprudence gagnés avec nos panneaux se font connaitre ! Mais bien plus qu’un « simple » panneau connecté, nos clients apprécient la solution clé en main que nous leur offrons. Nous gérons tout de A à Z, pour leur faire gagner un temps précieux.

Ce que nous souhaitons pour le futur : de beaux clients et de nouvelles améliorations inédites sont dans les cartons pour les prochains mois ! Et pourquoi pas l’international !?

Quelle est notre culture d'entreprise ?

Chez nous, tout s’organise autour de ces valeurs :

  • Authenticité et sincérité

Tout le monde se tutoie dans l’entreprise. On ne te cachera pas les choses. Chacun est encouragé à donner son avis, même s’il est contraire à la majorité. Tu auras le droit à l’erreur, mais dis-le si on doit t’aider !

  • Justice et équité

Très souvent, la construction de sa maison est le projet d’une vie. Nous voulons éviter les recours en justice abusifs et aider nos clients, professionnels et particuliers, à vivre sereinement leur projet. Tu retrouveras également chez nous cette volonté de justice et d’équité : chacun est récompensé en fonction de son mérite et de son investissement.

  • Entraide et confiance

Tu rejoindras une équipe soudée par les péripéties depuis plusieurs années. Mais tout sera fait pour t’intégrer au mieux et nous te donnerons notre confiance dès le début. On peut compter les uns sur les autres. Nous mangeons ensemble souvent et nous blaguons beaucoup sur Slack (outil de messagerie instantanée).

  • Inventivité et avant-garde

L’innovation fait partie de notre ADN. Mais attention, elle doit répondre à un réel besoin ! Système de géolocalisation, sécurisation blockchain et système de suivi de pointe : nous voulons le meilleur pour nos clients qui apprécient la fiabilité et la praticité de nos solutions.

Si tu passes nous voir, tu pourras retrouver ces valeurs sur le mur de notre bureau !

Avec qui vas-tu travailler ?

Guilhem : co-fondateur et dirigeant. C’est lui qui t’encadrera et te suivra dans ton évolution. Très humain dans son management et toujours à l’écoute, il laisse une grande marge de manœuvre à ses employés, mais n’oublie pas de contrôler 😉

Philippe : responsable commercial. Tu seras en relation étroite avec lui pour la gestion administrative des clients : devis, bons de commande et factures.

Philippine : chargée de clientèle, responsable de l'opérationnel pour la réalisation des commandes de nos clients.

Pierre : technicien préparateur des commandes. Il te remontera régulièrement les besoins en termes d’achats afin que nous ne risquions pas la rupture de stock

Olivier : co-fondateur, responsable technique et R&D. Il sera à l’écoute de tes suggestions pour améliorer nos outils informatiques internes et paramétrer les outils externes

Gaulthier : développeur web fullstack 👨💻

Stéphane : développeur back-end en alternance

Toi : pour tout ce qui concerne l’administratif et la comptabilité !

Et tu seras aussi bien sûr en relation avec nos clients (responsables de programmes ou assistant(e)s programmes au sein de grands groupes de promotions immobilière) pour l’administration des ventes et tous nos sous-traitants pour traiter leurs factures (huissiers, installateurs), ainsi qu’avec nos prestataires « corporate » (cabinet d’avocats, cabinet comptable), et pourquoi pas avec nos actionnaires.

Quelles seront tes tâches ?

Avec la croissance, la fonction administrative n’est pas une fonction support mais un atout d’efficacité de l’entreprise. Nous mettrons à ta disposition les outils et les process dont tu as besoin pour être pleinement efficace. C’est grâce à toi que nous pourrons passer un cap !

Tes missions seront les suivantes :

  • Administration des ventes
    • Envoi des devis et factures aux clients (papier et/ou électronique) : ~80 devis/factures par mois pour les entreprises clientes (B2B) et les particuliers (B2C) .
    • Suivi et relance des clients B2B pour le paiement des factures.
    • Référencement fournisseur chez nos clients B2B, notamment les grands groupes.
    • Participation à la mise en place de nouveaux outils de digitalisation et d'automatisation de la gestion commerciale (facturation, relances…)
  • Gestion pré-comptable courante :
    • Vérification de la collecte automatique, traitement et enregistrement des factures 
    • Vérification des notes de frais.
    • Vérification des rapprochements bancaires des paiements fournisseurs et des encaissements clients (+200 écritures/mois).
  • Gestion RH courante
    • Gestion de la paie / clôture en fin de mois.
    • Support aux formalités RH (ex: entrées de nouveaux salariés ou stagiaires) 
    • Support au recrutement 
  • Gestion des locaux et immobilier
    • Nous avons comme projet de déménager avant fin 2021. Tu coordonneras la recherche de nouveaux locaux sur Sophia Antipolis et organiseras le déménagement.
    • Relations avec le bailleur et les prestataires après le déménagement
  • Gestion fournisseurs et achats
    • Achat des fournitures administratives, équipements et mobiliers de bureaux.
    • Relations avec les fournisseurs : suivi de facturation, livraisons …
  • Gestion administrative courante
    • Scan des documents papiers entrants (courriers, factures, devis, contrats….).
    • Gestion du parapheur.
    • Classement des documents papiers (classeurs) et électroniques (Google Drive).
    • Rédaction, impression et expédition des courriers sortants.
    • Accueil téléphonique.
  • Assistance à la direction
    • Prise de RDV et organisation des déplacements.
    • Etablissement de tableaux de bords et indicateurs.

C’est un poste qui demande une meilleure organisation que ce que nous faisons actuellement car les volumes augmentent. Nous attendons de toi que tu sois force de propositions dans l’amélioration de nos processus et de nos outils administratifs et comptables. Toutes tes idées et suggestions sont les bienvenues pour nous améliorer en interne et apporter un service de qualité à nos clients.

Outils et logiciels utilisés : VosFactures pour l’édition et le traitement des factures (réflexion en cours sur la mise en place de nouveaux outils), PayFit pour la gestion des congés et la paie, Pennylane pour la collecte automatique des factures et la comptabilité, Pipefy pour la gestion des processus, Hubspot pour le CRM, la suite Google (Gmail, Docs, Drive…) pour la bureautique et le stockage, Trello pour l’organisation des tâches, Slack comme messagerie instantanée…

Si tu te plais sur ce poste, que tu te l’appropries complétement et que tu montes en compétences (formations et auto-formations), tu pourras évoluer vers un poste d’Office Manager Senior et à terme de Responsable Administratif et Financier.

As-tu le profil que nous recherchons ?

Nous n’accordons aucune importance à ton âge ou tes origines. Le profil idéal que nous cherchons a entre 0 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire. Les débutants sont donc acceptés, avec au minimum une formation ou un stage/alternance dans le domaine.

Un Bac+2/3 en gestion, comptabilité ou juridique est conseillé mais pas obligatoire si tu as de l’expérience sur ce type de poste.

Compétences obligatoires :

  • Connaissance des processus administratifs en entreprise.
  • Connaissances du contexte startup ou TPE/PME.
  • Notions en comptabilité et sur les outils comptables.
  • Notions en RH (paie, formation, recrutement…)
  • Excellente maitrise des outils informatiques de bureautique :
    • Utilisation de Windows pour le quotidien,
    • Suite Microsoft Office ou équivalent,
    • Messagerie électronique,
    • Navigation et recherche sur internet.
  • Rédiger des documents et des emails dans un français sans fautes d’orthographe.

Compétences optionnelles :

  • Expérience passée en startup.
  • Connaissance de nos outils internes : la suite Google (Gmail, Docs, Drive…), Trello, Slack, Payfit, Pennylane, VosFactures, Hubspot … ou d’outils équivalents

Qualités personnelles attendues : rigueur, organisation, polyvalence, discrétion, efficacité, proactivité et force de propositions.

Par contre, ce poste ne sera pas pour toi si :

  • Tu n'as pas envie de prendre de risques avec une startup.
  • Tu as du mal avec l’informatique.
  • Tu manques d’organisation et de rigueur.
  • Tu fais trop de fautes d’orthographe.
  • Tu n’aimes pas les chiffres et les tableaux.
  • Tu n’aimes pas la facturation et relancer les clients.
  • Tu n’es pas autonome et tu n’arrives pas à prendre des initiatives pour trouver des solutions.
  • Tu n’arrives pas à anticiper les problèmes et les dérives des délais.
  • Tu t’acharnes et perds ton temps sur des tâches non prioritaires.

Tu as le profil ? 

Oui : on attend avec impatience ta candidature - il te suffit de remplir le formulaire ci-dessous

Non : ce n’est pas grave, suis-nous sur Linkedin et nous ouvrirons peut-être prochainement un poste qui te correspondra mieux 😊

[MàJ du 15/03/2021: Cette offre a été pourvue] Suis-nous sur Linkedin, nous espérons que notre croissance nous permettra de rouvrir les recrutements dans le futur pour agrandir notre équipe de relation clientèle

Quelles sont les conditions salariales ?

    Contrat CDI 35h, convention Syntec.

    Fourchette de rémunération brute annuelle de 20-24k€ 💸, selon tes compétences et le résultat des entretiens.

    Mutuelle et Prévoyance (Alan) pris en charge à 100% par l’entreprise.

    Possibilité de primes selon les objectifs, après validation de la période d'essai.

    Nous avons pour projet la mise en place des tickets restaurants en 2021.

Pourquoi nous rejoindre ?

En venant chez nous, tu trouveras une bonne ambiance d’équipe où tout le monde se serre les coudes. Pas de chichi ou de blabla, tu apprécieras notre « humanité » 😉

Nous sommes une jeune entreprise et beaucoup est à faire. C’est une chance pour toi de pouvoir évoluer et de prendre des responsabilités. Mais aussi de vivre une belle aventure et d’apporter ta pierre à l’édifice !

On a envie que tu te plaises dans ce poste et nous serons là pour t’accompagner et soutenir au début !

Quel est le process de recrutement ?

Nous avons travaillé à la mise en place d’un processus de recrutement objectif et structuré :

  • Un premier échange téléphonique avec Sylvain (consultant recrutement indépendant) afin d’être sûr qu'il y a un "match".
  • Un exercice de mise en situation, à réaliser en distanciel ou en présentiel.
  • Un entretien avec ton futur manager, Guilhem, orienté sur tes compétences pour le poste.
  • Un entretien final avec le co-fondateur et CTO, Olivier, et le responsable commercial Philippe.
  • Et si nous nous choisissons mutuellement : une proposition et un contrat !

Tu recevras par email les questions « importantes », 2h avant chaque entretien, afin que tu puisses y réfléchir. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses, uniquement des réponses qui te correspondent 😊

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